Finans otomasyonu · FLO Group · 2025 – 2026
Faturayı insan okumasın
Dört şirkette masraf formları ve tedarikçi faturaları elle okunup elle giriliyordu.
Kısaca
Durum: Dört grup şirketinde masraf ve fatura işlemleri formlarla ve SAP'ye elle girişle yürüyordu. Vergi istisnaları ve şirkete özel kurallar da elle uygulanıyordu. Karar: OCR ve yapay zekayla oku, kural motoruyla karar ver, tanımlı altı adımda onayla, SAP'ye otomatik kaydet. Her istisnayı bir insana değil, bir kurala bağla. Enerji faturalarında kırılgan ekran kazıma robotunun yerine yapay zeka okuması ve masraf merkezi eşleme. Sonuç: Dört şirket için tek akış. Onay zinciri ve istisnalar (70/30 KKEG ayrımı gibi) kurala bağlandı ve izlenebilir oldu. Rolüm: Ürün sahibi: süreç analizi, finansla kural tanımı, prototip turları, SAP entegrasyon tasarımı.
- Rolüm
- Ürün sahibi · BT
- Dönem
- 2025 – 2026
- Ölçek
- 4 şirket · masraf ve enerji faturası akışları
- Ana rakam
- 6 onay adımı · SAP'ye elle giriş yok
Durum ve karmaşıklık
Sıkıntının büyük kısmı iki akıştaydı. Masraf ve tedarikçi faturaları fotoğraflanıyor, açıklaması yazılıyor ve e-postayla onaylanıyordu. Sonra finans ekibi bunları SAP'ye elle giriyordu. Yüzlerce mağazanın enerji faturaları çok sayıda dağıtım şirketinden geliyordu. Bunları, fatura formatı her değiştiğinde düzeltilmesi gereken bir ekran kazıma robotu işliyordu.
Karmaşıklığın çoğu kurallardaydı: farklı masraf merkezi yapılarına sahip dört şirket, 70/30 KKEG ayrımı gibi vergi uygulamaları ve tutara, türe ve şirkete göre değişen bir onay zinciri.
Masadaki seçenekler
- Robotu tutup her format değişikliğinde yamamak
Reddedildi. Robotun bakımı başlı başına bir ürüne dönüşmüştü.
- Fatura işlemeyi dışarıya vermek
Reddedildi. Kurallar şirketin kendisine aittir. Onları bir tedarikçiye devretmek, sonsuza dek yeniden anlatmak demek olurdu.
- OCR ve yapay zeka okuması, kural motoru, tanımlı onay, otomatik kayıtSeçildi
Pahalı kısım olan kurallar bir kez yazılır, her faturada yeniden kullanılır.
Karar ve nasıl yürütüldüğü
Masraf modülü belgeyi okur, alanları çıkarır, kuralları uygular (şirket, masraf merkezi, vergi uygulaması, limitler), altı kademeli onay zincirinden geçirir ve sonucu kimse yeniden yazmadan SAP'ye kaydeder. Finans ekibinin bilgisi artık kural motorunda. Bir kural değiştiğinde değişiklik ayarlardan yapılır ve geçmişi saklanır.
Enerji faturası akışında robotun yerini yapay zeka okuması ve masraf merkezi eşleme aldı. Nihai rapor da mutabakat raporu da aynı veriden üretildi. Finans ekibinin kullandığı ekran, kodlanmadan önce onlarca prototip sürümünden geçti.
Ana akışı geciktirecek uç belge türleri ilk sürüme girmedi. Her biri bir sorumluya bağlanarak sonraki faza kaldı.
Sonuç
Finans ekibi işlem süresini ve hata oranını her şirket için ayrı izledi.
Ne ters gitti, ne öğrendim
Plan: İlk sürümde her belge türünü kapsamak.
Ne ters gitti: İstisna listesi analiz sırasında büyüdü. Tamamını kapsamaya çalışsaydık ana akış aylarca gecikecekti.
Sonra ne değişti: İlk sürüm yüksek hacimli belge türlerini aldı, kalanı adı konmuş bir faza yazıldı.